Перевірки Держпраці
Термін Дотримання законності у сфері трудового законодавства завжди було болючим питанням в Україні. Хоча планові перевірки контролюючих органів під забороною, частково Держпраці вже відновила позапланові заходи контролю.
В залежності від підстав проведення перевірки визначається її предмет. Коло питань, які можуть цікавити інспекторів Держпраці доволі широке. Найпоширеніші питання, що перевіряються інспекторами праці:
• дотримання вимог законодавства при оформлені працівників;
• виявлення неофіційно оформлених працівників;
• дотримання вимог законодавства щодо оплати праці;
• своєчасність виплати заробітної плати;
• дотримання законодавства про працю при звільненні працівника;
• дотримання законодавства про працю при скороченні чисельності або штату працівників;
• відповідність умов трудового нормативно-правовим актам;
• поінформованість працівників про умови праці та наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів
• дотримання законодавства про охорону праці жінок, неповнолітніх працівників і працівників з інвалідністю;
• документи з питань додержання законодавства з охорони праці.
В залежності від мети інспекційного відвідування перевіряючих можуть цікавити: трудові договори, накази про прийняття на роботу, штатний розпис, графіки роботи, графіки відпусток, табелі обліку робочого часу, відомості з виплати зарплати (інших нарахувань), накази про преміювання, цивільно-правові договори, акти виконаних робіт, трудові книжки та особові справи працівників, колективний договір, журнали про проведення інструктажів, навчань, перевірок знань працівників підприємства з охорони праці тощо.
У разі виявлення в ході перевірки порушень законодавства про працю, застосовуються такі санкції:
– до роботодавця – штрафи на підставі ст. 265 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП);
– до посадових осіб роботодавця – адміністративні штрафи на підставі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП).
Що означає: «належним чином засвідчені копії документів»?
Термін “належним чином засвідчені копії документів” вказує на те, що копії офіційних документів були підтверджені або підписані авторитетною особою чи організацією, які мають право на це за законом. Це може включати засвідчення підпису, печатки або інші форми підтвердження автентичності документа. Такі копії зазвичай використовуються в різних ситуаціях, де потрібно підтвердження оригінальності або достовірності документа без наявності самого оригіналу.
Якщо документи видані в Україні, – достатньо засвідчити вірність їхній копій.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту «підпис».
Приклад:
Згідно з оригіналом
Секретар підпис Підпис Ініціал(и), прізвище
18.04.2024
Якщо документи видані не в Україні, – їх потрібно легалізувати.
Способи легалізації документів в Україні.
У 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 80 країн (Австрія, Великобританія, Італія, Іспанія, Греція, Португалія, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).
Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення.
Першим є консульська легалізація офіційних документів країн, що не приєдналися до зазначеної Конвенції.
Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.
Легалізації не підлягають:
документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень;
документи, оформлені в закордонних дипломатичних установах.
У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.
Засвідчення офіційних документів в порядку консульської легалізації
Подання офіційних документів на консульську легалізацію
Фізичні особи, власники документів, подають:
Заяву на вчинення консульської легалізації;
Копію 1-шої сторінки паспорта з персональними даним та оригінал квитанції про оплату за легалізацію;
(У разі подання документів на легалізацію представником фізичної особи) доручення, яке повертається отримувачу разом із засвідченими документами.
Юридичні особи подають:
Заяву;
Оригінал квитанції про оплату за легалізацію;
Довіреність та лист-звернення від імені юридичної особи за підписом її керівника на адресу Департаменту консульської служби МЗС України з проханням легалізувати документи із зазначенням в тексті такого листа: переліку всіх документів, що надсилаються для засвідчення, країни призначення використання документів, що надсилаються для засвідчення, ПІБ представника, уповноваженого на легалізацію документів в МЗС України.
За консульську легалізацію справляється консульський збір.
Департамент консульської служби МЗС України, відповідно до положень:
Віденської конвенції про консульські зносини,
Консульського статуту України,
Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном,
здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України та призначених для використання за кордоном:
оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані відділами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені міжрегіональними управліннями Міністерства юстиції України (в області за місцем видачі, або у м. Києві)
оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у міністерстві, яке курує відповідний навчальний заклад;
документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.
За легалізацію документів у звичайному порядку справляється консульський збір.
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені та засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.
Другим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією.
Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.
Відповідно до статті 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений (стаття 3 Конвенції).
Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи завірення і може бути використаний в будь-якій іншій державі – учасниці Конвенції.
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», апостиль проставляє:
Міністерство освіти і науки – на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг. До таких документів відносяться:
дипломи про освіту;
сертифікати про присвоєння вчених звань;
атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
Міністерство юстиції
– на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України. До таких документів відносяться:
свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
архівні довідки;
документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
Міністерство внутрішніх справ
– на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки. До таких документів відносяться:
Витяги з інформаційно-аналітичної системи «облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості (т.з. Довідки про відсутність судимості)
Державна міграційна служба
– на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. До таких документів відносяться:
Довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші
Державна податкова служба
– на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами. До таких документів відносяться:
Довідка-підтвердження статусу податкового резидента України;
Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків та інші
Міністерство закордонних справ
– на всіх інших видах документів.
Процедура проставлення апостилю на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами.
Апостиль не проставляється:
на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Для проставлення апостиля в МЗС України необхідно подати:
оригінал заповненої Заяви на засвідчення документа/ів
оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
копія 1-шої сторінки паспорта заявника з персональними даними;
оригінал квитанції банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля;
(лише для юридичних осіб)лист-звернення (від імені юридичної особи за підписом її керівника на адресу ДКС МЗС України з проханням засвідчити апостилем документи із зазначенням в тексті такого листа: переліку документів, що надсилаються для засвідчення, країни призначення використання таких документів, ПІБ представника, уповноваженого на засвідчення апостилем документів в МЗС України)